L'entrée en Établissement d'Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes (EHPAD) représente une étape importante dans la vie d'une personne âgée et de sa famille.
Comprendre les modalités d'admission et les démarches à suivre permet d'aborder cette transition avec plus de sérénité. Ce guide vous accompagne pas à pas dans ce processus.
Qui peut entrer en EHPAD ?
Les EHPAD sont principalement destinés aux personnes :
- Âgées de 60 ans et plus (sauf dérogation)
- En perte d'autonomie physique ou psychique
- Nécessitant une surveillance médicale et des soins constants
Procédure d'admission
La procédure d'admission en EHPAD comprend plusieurs étapes :
- Constitution du dossier d'admission (volet administratif et médical)
- Envoi du dossier à l'EHPAD ou aux EHPAD choisis
- Étude du dossier par l'équipe de l'EHPAD
- Visite de pré-admission
- Décision d'admission
- Signature du contrat de séjour
L'admission en EHPAD représente un changement important qui nécessite du temps et de l'adaptation.
Un dossier bien préparé et une communication ouverte avec l'équipe de l'établissement sont les clés d'une transition réussie vers ce nouveau lieu de vie.
N'hésitez pas à solliciter l'aide des professionnels (assistants sociaux, médecins, équipes des EHPAD) pour vous accompagner dans cette démarche.
Comment bien préparer le dossier d'admission en EHPAD ?
Le dossier d'admission se compose de deux volets essentiels qui doivent être soigneusement complétés pour faciliter l'étude de votre demande :
Volet administratif
Ce document recueille les informations personnelles du futur résident :
- État civil complet
- Coordonnées des proches et personnes à contacter
- Situation familiale et sociale
- Ressources financières (retraites, rentes, allocations)
- Couverture sociale (Sécurité sociale, mutuelle)
- Mesures de protection juridique éventuelles (tutelle, curatelle)
- Motif de la demande d'admission
Volet médical
À faire remplir par le médecin traitant, il comprend :
- Antécédents médicaux significatifs
- Traitements médicamenteux en cours
- Évaluation de l'autonomie (grille AGGIR)
- Besoins en soins particuliers
- Présence de troubles cognitifs ou du comportement
- Régimes alimentaires spécifiques
- Allergies connues
Comment se procurer le dossier d'admission ?
Le dossier unique d'admission peut être obtenu par plusieurs moyens :
- En ligne : Téléchargement sur le site service-public.fr via le Formulaire 14732*03 : Demande d'admission en établissement d'hébergement pour personnes âgées dépendantes (Éhpad)
- Via le portail ViaTrajectoire : Plateforme en ligne permettant de gérer les demandes d'admission
- Auprès des EHPAD : Directement sur place ou par courrier
- Par l'intermédiaire des services sociaux : CCAS, assistants sociaux hospitaliers
Le dossier d'admission via ViaTrajectoire : la solution en ligne
ViaTrajectoire est un service public gratuit qui facilite les démarches d'admission en EHPAD en permettant :
- La création et l'envoi du dossier d'admission de façon dématérialisée
- Le suivi en temps réel de l'avancement des demandes
- L'envoi simultané à plusieurs établissements
- La mise à jour simplifiée des informations
Pour utiliser ce service, il suffit de créer un compte sur viatrajectoire.fr et de suivre la procédure guidée.
Temps d'attente et liste d'attente en EHPAD
Le délai d'attente pour une place en EHPAD varie considérablement selon :
- La localisation géographique (plus long en zone urbaine qu'en zone rurale)
- Le type d'établissement (public, privé non lucratif, privé commercial)
- Le degré d'urgence de la situation
En moyenne, le temps d'attente oscille entre 3 mois et 18 mois. Pour optimiser vos chances, il est recommandé de :
- Déposer des demandes dans plusieurs établissements
- Maintenir le dossier à jour (particulièrement le volet médical)
- Signaler tout changement de situation pouvant justifier une admission prioritaire
Protocole d'accueil d'un résident en EHPAD
Une fois l'admission acceptée, un protocole d'accueil personnalisé est généralement mis en place :
- Préparation pré-admission
- Entretien avec la direction et l'équipe soignante
- Visite approfondie de l'établissement et de la chambre
- Information sur les services proposés
- Jour d'arrivée
- Accueil par un référent désigné
- Installation dans la chambre
- Première rencontre avec les autres résidents
- Phase d'intégration
- Période d'adaptation de quelques semaines
- Élaboration du projet d'accompagnement personnalisé
- Mise en place des soins et activités adaptés
Les conditions financières d'admission en EHPAD
Le coût d'un séjour en EHPAD comprend trois composantes :
- Tarif hébergement : Couvre l'hébergement et la restauration (à charge du résident)
- Tarif dépendance : Varie selon le niveau de dépendance (partiellement couvert par l'APA)
- Tarif soins : Pris en charge par l'Assurance Maladie
Pour alléger cette charge financière, plusieurs aides existent :
- Aide Sociale à l'Hébergement (ASH) : Pour les personnes aux ressources insuffisantes
- Allocation Personnalisée d'Autonomie (APA) : Calculée selon le degré de dépendance
- Aides au logement (APL ou ALS) : Selon les ressources et le statut de l'établissement
- Réduction d'impôt : Pour les frais d'hébergement en EHPAD
Préparer l'entrée en EHPAD : nos 4 conseils
Au-delà des aspects administratifs, l'entrée en EHPAD nécessite une préparation matérielle et psychologique :
- Préparer un trousseau : Vêtements adaptés, produits de toilette, objets personnels
- Personnaliser la chambre : Apporter des photos, petits meubles, souvenirs
- Établir la liste des habitudes : Rythme de vie, préférences alimentaires, rituels quotidiens
- Organiser les visites : Planifier la présence de proches pendant la période d'adaptation
Questions fréquentes sur l'admission en EHPAD
Quel âge pour entrer en EHPAD ?
L'âge légal minimum pour entrer en EHPAD est fixé à 60 ans. Cependant, l'âge moyen d'entrée en EHPAD est beaucoup plus élevé, autour de 85 ans.
Comment entrer en EHPAD avant 60 ans ?
Dans certains cas exceptionnels, une personne de moins de 60 ans peut être admise en EHPAD. Cela concerne généralement :
- Les personnes atteintes de maladies neurodégénératives précoces (comme Alzheimer)
- Les personnes en situation de handicap nécessitant des soins constants
Une dérogation spéciale doit être obtenue auprès du Conseil départemental.
Peut-on refuser une place en EHPAD ?
Oui, le futur résident ou son représentant légal peut refuser une proposition d'admission sans perdre sa place sur les listes d'attente d'autres établissements.
Faut-il actualiser régulièrement le dossier d'admission ?
Il est recommandé d'actualiser le volet médical tous les 3 mois et de signaler tout changement de situation administrative.
Comment choisir le bon EHPAD ?
Privilégiez les visites sur place, renseignez-vous sur le projet d'établissement, les animations proposées, la qualité de la restauration et la proximité avec votre réseau familial.
Le dossier d'admission est-il le même pour tous les EHPAD ?
Oui, le dossier unique de demande d'admission est standardisé et accepté par tous les EHPAD, ce qui facilite les démarches.